Итак, как улучшить работу склада и оптимизировать все процессы? Сейчас специалисты по эксплуатации помещений компании elitearenda.ru поделятся своими соображениями относительно того, как извлечь из своего склада больше прибыли, либо сделать так, чтобы на нем хранился тот же объем, но Вы повысили скорость комплектации и выдачи грузов.

У нас все по делу и без воды.

В первую очередь, нужно прочитать нашу инструкцию из 6 шагов. Посмотрите проблемы и пути их решения, которые мы предлагаем. Вероятно, некоторые из них Вы сможете применить на своем складе и тем самым улучшить его работу.

Перед улучшением работы склада важно определить, что именно вы будете улучшать. Это поможет Вам в итоге понять, что стало лучше.

Это может быть:
• Сокращение необходимого числа сотрудников при прежней скорости работы и обработки всех операций.
• Увеличение количества собранных и выданных грузов за 1 день.
• Увеличение вместимости склада.
• Другие цели.

Шаг 1. Поговорите с грузчиками, кладовщиками и экспедиторами о том, как можно улучшить работу Вашего склада. У них часто бывают толковые идеи.

Шаг 2. Самому физически прийти на склад и понаблюдать за всем, что там происходит несколько часов в день или весь день. Это поможет увидеть картину происходящего своими глазами, опять же, пообщаться с сотрудниками и улучшить работу склада в итоге.

Если склад большой, то важно объяснить сотрудникам, что вы им не враг, а просто пытаетесь оптимизировать работу, никого увольнять не собираетесь и т.д.

Также  важно не вмешиваться в рабочие процессы во время наблюдения.

Часто выявляется следующее:
• Отсутствие бумажных должностных инструкций. Не прописано в приказах, кто за что отвечает.
• «Не доделали и забыли». Начали перегрузку товара, бросили, начали разгружать фуру, потому что не знали, во сколько она приедет. Здесь есть множество решений.
• Товар хранится «абы как». Крупногабаритный груз, который требуется раз в год, лежит на самом доступном месте, например.
• Никто не решается позвонить руководителю, если есть проблемы, например.
• Старое оборудование, вплоть до резаков.
• Кто-то все время «курит», а кто-то перегружается. Это уже вопрос к начальнику склада.

На основе шагов 1 и 2 важно составить итоговый перечень мер.

Шаг 3. Нарисовать все процессы в работе склада на схеме.

Важно в виде схемы прописать и прорисовать, кто с кем и как взаимодействует.

Отделы лучше нарисовать прямоугольниками, взаимодействия  — длинными стрелочками. Рядом с ними важно коротко указать суть взаимодействия (погрузки, разгрузка, перемещение товара  и т.д.).

Затем важно прорисовать «географию» — вот эту схему перенести на карту склада. Возможно, какие-то группы грузов или товаров лучше переложить поближе ко входу или подальше от него.

Вобщем, если прорисовать данную план-схему, можно выяснить много интересного и легко найти пути оптимизации работы склада.

Затем нужно взять каждую «стрелочку», возле которой прописаны действия сотрудников и обдумать ее, хотя бы коротко.

Следует задуматься над следующими вопросами:
1. Как это действие или процесс выглядит на практике?
2. Он вообще сильно нужен?
3. Как его ускорить или, может, стоит делегировать?
4. Как данное действие должно выглядеть, если выполнять его «идеально»?
5. Как-то еще можно выполнять это действие более эффективно?

Лучше все это сделать вместе с другими сотрудниками, вплоть до грузчиков. Важно выслушать их мнение.

В конце важно все идеи по оптимизации отсортировать по прогнозируемой Вами эффективности от самых лучших к менее важным. По этой очередности и воплощать их «в жизнь».

Как еще можно улучшить работу склада?

Шаг 4. Обновите, наконец, оборудование.

Очень часто работу склада замедляет устаревшее оборудование и инструменты. Это, например,  «полуживые» тележки, у  которых колеса отваливаются. Их приходится все время чинить и в итоге время, которое уходит на комплектацию одного заказа, существенно увеличивается. Так вы теряете деньги.

Обычно обновить или отремонтировать складское оборудование не так дорого, как кажется. Посмотрите, например, на эти вилочные погрузчики: https://advanta-krasnodar.ru/skladskaya-tekhnika/vilochnye-pogruzschiki.html. Они стоят на момент написания статьи всего-то от 787000 рублей, но прослужат долгие годы и сэкономят Вам много денег.

В погрузчиках тоже есть 2 стратегии: приобрести дешевые и все время чинить, либо взять подороже, но чинить пореже. Тут уж важно, чтобы руководитель склада сам определился, лучше посоветоваться с ним.

Вообще, сломанные погрузчики, которые стоят и ждут ремонта – это лишняя трата времени. А время – деньги. Просто посчитайте, сколько это в рублях.

Шаг 5. Необходимо оцифровать все, что только можно. Оцифровать – это значит перестать все держать в тетрадках и блокнотиках, перенести все в «Эксцель», «1С» или другие программы.

До сих пор встречаются небольшие склады с журнальным учетом. Это существенно увеличивает расход времени и труда сотрудников во многих случаях.

Можно вести весь учет грузов или товаров (если у вас склад магазина, например) в табличках «Эксцель» или им подобных. Это уже намного лучше журналов, но есть и минус – сотрудники могут забыть поменять остаток на складе, например, это создать дополнительные сложности.  Если файл удалится, например, из-за сбоя на ПК, то это будет очень большой проблемой, придется проводить новую ревизию.

Можно использовать программу 1С для склада, это еще лучше, чем электронная таблица «Эксцель», но она стоит денег.

Поверьте, переход с тетрадей хотя бы в «Эксцель» может существенно ускорить Ваш склад.

Далее нужно превратить в цифры вообще все, что есть. Подводить итоги каждой смены.

Лучше фиксировать следующие параметры:
• «Человекочасы»;
• Количество собранных грузов или заказов;
• Объем занятой площади склада;
• Среднее время сборки или выдачи заказа (если у Вас магазин).
• Часы простоя.

В конце месяца вы сможете проанализировать эти цифры и сделать интересные выводы.

Продолжаем оптимизировать и улучшать работу склада, исправляя наиболее частые «складские» проблемы

Шаг 6. Прочитайте частые проблемы многих складов и пути их решения.

Часто бывает мусор, который мешает сотрудникам перемещаться по складу. Стоит нанять уборщицу.

Еще на складе часто не хватает не просто исправного складского оборудования, но и скотча, ножей, ножниц, исправного принтера и т.д. Много времени уходит на их поиски. Важно все иметь в наличии, кто то должен заниматься закупом таких вещей.

Проблема 3: непредвиденные обстоятельства утром (отсутствие Интернета, сработала сигнализация и т.д.) и затем сотрудники не успевают все качественно закрыть вечером.  Также иногда вечером некоторые клиенты приходят забрать товар или груз в последний момент.

Решение: кто-то 1 приходит на час раньше утром, кто-то другой – на час позже вечером. Разумеется, это «обильно» оплачивается.

Проблема 4. Небольшой «хаос» на складе. Очень долго ищется товар или груз.

Стандартное решение – адресное хранение.

Чтобы его организовать, нужно:
1. Склад расчертить на участки, где-то поставить стеллажи и полки. Каждый участок, стеллаж и полку – пронумеровать.
2. Номера зон лучше расположить по часовой стрелке, чтобы их легко было найти физически.
3. Когда приходит груз или товар, он всего располагается под конкретным номером. Это фиксируется в системе учета – журнале, в «Эксцеле», в «1С» или еще где-то. При выбытии товара это также фиксируется.

Уменьшаются потери грузов.

Адресное хранение экономит огромное количество времени и денег.

Пятая проблема. Каждый груз или товар при комплектации заказа зачем-то приносится на базу 1 за другим. Это приводит к износу кроссовок, грузчиков и потере времени. В таком случае необходимо приобрести тележки. Бывают случаи, когда это ускоряет комплектацию заявок в 2,5 раза.

Проблема №6. Ошибки при комплектации заказов и грузов. В некоторых случаях они могут достигать и 6%, а это потери большого количества времени, оплата грузоперевозки (если у вас интернет-магазин) и т.д. Комплектовщики частенько клали в заказ не тот артикул. В качестве решения можно прямо в листе заказа сделать дополнительные ячейки, где сотрудник ручкой вписывает артикул принесенного им товара, либо поставить сотрудника, который будет проверять все заказы, смотря что будет выходить дешевле.